AIVA Gamybos valdymo sistemos bazinio varianto įdiegimo tikslas ? sumažinti klientų užsakymų valdymo išlaidas, geriau kontroliuoti užsakymų vykdymą ir pasiruošti tolimesnei gamybos valdymo funkcijų automatizacijai.
Įdiegę AIVA gamybos valdymo sistemos bazinį variantą automatizuosite visą užsakymų valdymo procesą- nuo klientų paklausimų registravimo ir komercinių pasiūlymų ruošimo iki pagamintos produkcijos išdavimo ir apskaitos.. Šio proceso schema ir pagrindinės automatizuojamos funkcijos pavaizduoti žemiau paveikslėlyje. Schemoje taip pat pavaizduotos kokias ataskaitas gausite automatizavę užsakymų valdymo funkcijas
Programinė įranga
Užsakymų valdymo proceso schema ir kokie tam procesui automatizuoti reikalingi AIVA programos moduliai parodyti žemiau paveikslėlyje.
Kairėje paveikslėlio pusėje parodyti moduliai kuriuos galite užsakyti papildomai:
? E-marketingo modulis, kurio pagalba iš sistemos gaminių duomenų bazės galėsite pasirinkti gaminius ir išsiųsti pagal poreikius esamiems ir potencialiems klientams gaminių katalogą, kainininkus, naujų gaminių aprašymus, sandėlio likučius, išparduodamus su nuolaida gaminius.
? Darbo su klientų paklausimais užduočių planavimo ir kontrolės modulis. Šio modulio pagalba galėsite užregistruotiems klientų paklausimams planuoti užduotis, iš kurių programa sudarys darbų planus vadybininkams, primins apie artėjančius susitikimus, skambučius, pasiūlymų ruošimą ir kitas užduotis.
Šie moduliai kaip ir E-komercijos sistema padės Jums gauti daugiau klientų užsakymų.
Be šių papildomų ir pagrindinių modulių užsakymų procesui valdyti galime dar pasiūlyti tiekimo modulį, jei įmonė ne tik gamina, bet ir perparduoda kitų įmonių prekes. Tiekimo modulio pagalba galėsite klientų užsakytas prekes , jei jų nėra sandėlyje, iš komercijos modulio perduoti į Tiekimo modulį, kur jis bus paverčiamas į užsakymus tiekėjams. Gavus užsakytas prekes tereikės tik patvirtinti gavimą, o programa užpajamuos gautas prekes į sandėlį ir parodys kad kliento užsakymui prekės gautos.
Prekių tiekimo proceso automatizavimas sutaupo daug vadybininkų darbo laiko ir padeda geriau kontroliuoti užsakymų, kuriems reikia nupirkti prekių, vykdymą.
Problemos ir jų sprendimai
AIVA gamybos valdymo sistemos bazinio varianto įdiegimas padės Jums išspręsti šias dažnai pasitaikančias problemas:
Potencialių ir esamų klientų duomenų bazės sudarymo
Dažnai duomenis apie potencialius klientus vadybininkai laiko savo failuose, todėl informacija gali dubliuotis arba, išėjus vadybininkui iš darbo, jo sukaupta informacija asmeniniuose Excel failuose gali būti prarasta.
Įdiegus AIVA gamybos valdymo programą visi duomenys tiek apie esamus tiek apie potencialius klientus bus laikomi vienoje duomenų bazėje.
Gaminių aprašymai ir kainininkai.
Dažnai kiekviena vadybininkas laiko gaminių aprašymus ir kainininkus savo kompiuteryje, dėl to informacija dubliuojasi. Net ir laikant centralizuotai failus serveryje duomenų dubliavimas komercinio pasiūlymo ruošimui užima nemažai laiko.
Įdiegę AIVA gamybos valdymo sistema sukursite centralizuota gaminių aprašymų ir kainų duomenų bazę. Joje bus galima laikyti ne tik gaminių komercinę informaciją- mažmenines ir didmenines kainas, individualias kainas stambiems klientams ir nuolaidas, bet ir technologinę informacija, kuri reikalinga gamybos kainų paskaičiavimui, gamybos valdymui ir pačiai gamybai.
Nestandartinių gaminių kainos skaičiavimas
Jei vis dar naudojate Excel programą, tai daug laiko sugaištate komercinių pasiūlymų ruošimui, nestandartinių gaminių kainos apskaičiavimui ir užsakymų perdavimui į gamybą.
Paruošę duomenų bazėje savo gaminių kainos skaičiavimo šablonus, užregistruoti ko nori klientas ir pagal tai paskaičiuoti nestandartinio užsakomo kainą galėsite žymiai greičiau ir tiksliau. Be to. Šių skaičiavimų duomenis programa panaudos kitų valdymo funkcijų automatizavimui.
Pasiūlymų ir kitų pardavimo dokumentų ruošimas
Jei pasiūlymai ruošiami naudojant Excel arba Word programas, daug laiko užima duomenų kopijavimas, skaičiavimai, po to dokumentų paieška, ypač jei jų prireikia po kurio laiko.
Įdiegus AIVA programą, tam kad paruošti pasiūlymą klientui tereiks pasirinkus iš bazės reikiamus produktus įrašyti užsakomą kiekį. Nestandartiniams gaminiams-dar užsakomų gaminių charakteristikas. Toliau vienu mygtuko paspaudimu galėsite išsiųsti komercinį pasiūlymą klientui, sąskaitą išankstiniam mokėjimui pardavimo sutartį, bei perduoti kliento užsakymą į gamybos planą.
Komercinių ataskaitų ruošimas
Naudojant Excel ataskaitų ruošimas taip pat atima daug vadybininkų laiko .
Dirbdami su AIVA programa ataskaitas gausite realiu laiku bet kada panorėję
Vadybininkų skatinimas
Vadybininkai daug daugiau gauna užsakymų kai apmokėjimas priklauso nuo asmeninių darbo rezultatų. Neautomatizavus vadybininkų darbo tokią apmokėjimo sistemą sunku įdiegti, nes apskaita reikalauja nemažai darbo sąnaudų.
AIVA programoje, nustačius vadybininkams procentus nuo pardavimų, programa automatiškai suskaičiuoja kiek vadybininkas uždirbo nuo kiekvieno kliento užsakymo ir pateikia ataskaitą.
Gamybos planų sudarymas ir jų vykdymo kontrolė
Kai gamybos planas sudaryti naudojamas Excel sunku vadybininkams ir vadovas kontroliuoti planų vykdymą, plano ruošimas ir keitimas užima nemažai laiko.
Įdiegus AIVA programa gamybos planas bus sudaromas automatiškai iš klientų užsakymų bei paskaičiuojant pagal normas gaminių ir pusgaminių poreikį sandėlių papildymui. Gamybos plane bus matyti ką ir iki kada reikia pagaminti.
Patvirtinus užsakymo ar jo atskirų pozicijų įvykdymą, programa automatiškai užpajamuos pagamintą produkciją ir parodys gamybos plane kas jau įvykdyta ir kas liko įvykdyti.
Pagamintos produkcijos išvežimas ir apskaita
Sąskaitų ir kitų išvežimo dokumentų ruošimas net ir turint buhalterinės apskaitos programą užima nemažai laiko, nes reikia suvesti nemažai duomenų. Vedant rankiniu būdu duomenis gali atsirasti dokumentuose klaidos, kurių taisymas vėl užima laiko.
Excel registruodami užsakymus AIVA programoje pasirinkus kliento užsakymą vienu mygtuko paspaudimu galėsite atspausdinti sąskaitą- faktūrą ir krovinių važtaraštį bei CMR ar juos tiesiai iš programos išsiųsti elektroniniu paštu. Atspausdinus sąskaitą a programa automatiškai nurašys prekes iš sandėlio.
Ataskaitose matysite realiu laiku sandėlio likučius bei judėjimą, datas kada buvo išvežta produkcija, kontroliuoti ar nevėluojama su užsakymų įvykdymu
Pasirinkus klientų užsakymus, galima suformuoti užsakymus vežėjams ir išsiųsti iš tiesiogiai iš programos elektroniniu paštu.
Sistemos duomenų bazės paruošimas
Sistemos įdiegimui pirmiausia reikalinga paruošti žinynus ir įmonės gaminamų produktų duomenų bazę. Pradžioje galima importuoti jau turimus gaminių kainininkus, įvesti gaminių aprašymus, nuotraukas kainas, o toliau papildyti rankiniu būdu.
Nestandartinių gaminių užsakymui reikalinga duomenų bazėje paruošti gaminių šablonus. Vien tik užsakymų registracijai tokie šablonai sudaromi labai paprastai ir greitai. Tačiau jei norime apskaičiuoti nestandartinių gaminių gamybos kainą, tada reikia pirma sudaryti medžiagų ir gamybos operacijų katalogą, priskirti juos gaminių užsakymo šablonams ir įrašyti medžiagų kiekių ir operacijų trukmių skaičiavimo formulės. Paprastai tai užima nemažai laiko, todėl kad greičiau įdiegti sistemą pradžioje kainos skaičiavimą palikti rankinį.
Paruošus duomenų bazę kainos skaičiavimui labai prasta įdiegti ir kitas AIVA gamybos valdymo posistemės-operacijų valdymo proceso ir medžiagų valdymo proceso.
Taip pat reikia paruošti klientų bazę. Ją galima importuoti iš įmonės buhalterinės programos ir toliau ją pildyti naujais klientais.
Automatizavimo nauda
Įdiegę įmonėje AIVA Gamybos valdymo sistemos bazinį variantą skirta užsakymų valdymu gausite šią techninę ir komercinę naudą:
? Sutaupysite darbuotojų darbo laiką Komercinių pasiūlymų ruošimui ir užsakymų perdavimui į gamybą.
? Be papildomų darbo sąnaudų automatizuosite produkcijos apskaitą.
? Realiu laiku turėsite duomenis apie užsakymų vykdymą ir atsargas sandėlyje.
? Programa paskaičiuos atlyginimus vadybininkams nuo asmeniniu pardavimų pelno.
? Pasiruošite tolimesniam gamybos planavimo ir medžiagų tiekimo bei apskaitos gamyboje proceso automatizavimui.
Automatizavę visas šias funkcijas, sutaupysite joms atlikti apie 90% vadybininkų laiko, o tai didelė ir finansinė ekonomija- nuo 200 iki 800 Eur per mėn. !