AIVA Programos Žinynų modulio pagalba aprašomi įmonės pagrindiniai duomenys, reikalingi programos darbui.
Įmonė ir jos Padaliniių katalogas
Kataloge įvedami reikalingi duomenys apie savo įmonę- įmonės rekvizitai ir banko sąskaitos, bei įrašomi kodai , Kurie naudojami PVM sąskaitų faktūrų numeracijai
Taip pat įvedami įmonės padalinių pavadinimai ir priskiriami įmonei arba kitam padaliniui . Tokiu būdu galima aprašyti hierarchinę įmonės struktūrą. Kiekvienam padaliniui priskiriami jai priklausantis darbuotojai ir kasos aparatai (jei įmonė naudoja kasos aparatus ir POS)
Darbuotojo kortelė
Į darbuotojų žinyną įvedami visi programos vartotojai. Darbuotojo kortelėje suvedami visi pagrindiniai darbuotojų duomenys, ,prisijungimo prie programos vardai ir slaptažodžiai.
Darbuotojo kortelėje gali būti apribojamos teisės matyti tik savo užsakymus, ar tik savo padalinio užsakymus, ar tik savo įmonės ar visus užsakymus. Taip pat, galima apriboti kokius sandėlius matyti ir ar leisti atlikti veiksmus su kiekvienu sandėliu (perkelti prekes ir pan.).
Darbuotojo kortelėje kaip jo charakteristikos įvedami procentai nuo pardavimo pelno, pagal kuriuos programa toliau skaičiuoja premijas (darbo užmokestį).
Iš darbuotojo kortelės yra galimybė sugeneruoti ir atspausdinti darbuotojo kortelę su brūkšniniu kodu, kuri naudojama gamyboje darbininkui pačiam nuskenuoti save, kad jis atlikto jam paskirtą gamybos užsakymą.
Darbuotojai priskiriami padaliniams, kuriuose jie dirba. Pagal tai kokiam padaliniui priskirtas darbuotojas, programa parinks darbuotojo kuriamiems dokumentams padalinio adresą ir kitus rekvizitus, bus galimybė apriboti darbuotojo teises darbui su informacija savo padalinio ribose.
Darbuotojų teisių sistema
Darbuotojų darbo su programa teisių sistema susideda:
Darbuotojų slaptažodžių priskyrimas, kuriais prisijungia prie programos ir programos naudojimosi teises.
Darbuotojų teisių nustatymas su kuriais meniu punktais gali dirbti darbuotojas
Darbuotojų teisių nustatymas su kuria informacija gali dirbti darbuotojas.
Tiekėjų ir subrangovų įvedimas į duomenų bazę
Programa AIVA 9001 leidžia sudaryti Tiekėjų duomenų bazę, kuri naudojama:
prekių kataloge- kiekvienai prekei galima priskirti iš kokių tiekėjų ji gali būti gaunama ,išsiunčiant užsakymus Tiekėjams
apmokėjimų įvedimui už užsakytas prekes
Į Tiekėjų duomenų bazę įvedami pagrindiniai Tiekėjo įmonės duomenys, kontaktinių asmenų duomenys bei laiško forma, kuris siunčiamas užsakant iš to Tiekėjo prekes. Tiekėjo kortelėje be pagrindinės informacijos apie tiekėją saugomi laiško šablonas tiekėjui, bei programa parodo ataskaitą, kokie užsakymai buvo daryti tiekėjui.
Charakteristikų įvedimo sistema
Programoje yra galimybė įvesti klientams, tiekėjams, užsakymams, gamintojams, darbuotojams papildomas charakteristikas ir jas susieti su katalogo charakteristikomis bei jų reikšmes toliau panaudoti sutarčių ir ataskaitų sudarymui.
Tokiu būdu programos vartotojas pats, be programuotojo pagalbos gali susikurti papildomas programos galimybes.
Charakteristikų pavadinimai ir jų susiejimai įvedami per menių punktą Žinynai/Charakteristikų žodynai
Charakteristikos gali būti sukurtos Įmonei, jos Padaliniams, Darbuotojams, Klientams, Užsakymams, Sandėliams, Gamintojams, Neatitiktims, Sandėlio dokumentams.
Sandėlių žinynas
Galima sukurti kieki bnoriuma sandėlių, priskirti juos padaliniams, pažymėti kokios tipo sandėlis-didmeninis, mažmmeninis, gamybos ir t.t.
Valiutų žinynas
Galima sukurti programoje reikalingų valiutų žinyną ir įvesti arba automatiškai Internetu atnaujinti valiutų kursus.