Komercijos modulis
Gamybos įmonėse paklausimų registravimas ir komercinių pasiūlymų ruošimas dažniausiai vyksta Excel programos pagalba. Tačiau nors Excel panaudojimas palengvina vadybininkų darbą, tačiau turi daug trūkumų:
- Komercinių pasiūlymų ruošimui naudojama dažniausiai Excel programa, todėl daug laiko gaištama komercinių pasiūlymų ruošimui ir užsakymų perdavimui į gamybą
- Sudėtinga paskaičiuoti nestandartinių gaminių kainą. Dėl netikslių skaičiavimų gali būti kad užsakymas bus nuostolingas arba bus prarastas potencialus klientas
- Ataskaitų ruošimas užima daug laiko arba visai neruošiamos, todėl silpna vadybininkų darbo kontrolė
- Dėl to,kad duomenys nekaupimais centralizuotai, sunku įdiegti apmokėjimo nuo pardavimų pelno sistemą
- Išėjus vadybininkui iš darbo jo sukaupta informacija apie potencialius klientus ir jų paklausimus dažnai prarandama. Sunku kitam darbuotojui juos perimti
AIVA sprendimas komercinių pasiūlymų ruošimui
Komercinių pasiūlymų ruošimui siūlome AIVA komercija programos modulį. Jo pagalba registruojami klientai ir jų paklausimai bei užsakymai.
Nestandartiniams gaminiams užsakymo metu įvedamos ir pasirenkamos pageidaujamos kliento gaminio charakteristikos, ir priklausomai nuo jų programa paskaičiuoja gamybos savikainą ir pardavimo kainą.
Programa suformuoja įvairius dokumentus- komercinius pasiūlymus, sąskaitas, sutartis, kurie išsiunčiami el. paštu tiesiai iš programos. Iš šių duomenų programa suformuoja realaus laiko ir statistines ataskaitas.
Žemiau parodytos pagrindinės modulio funkcijos ir automatizuojamo proceso schema.
AIVA komercijos modulio privalumai ir nauda
1.Taupomas vadybininko laikas gaminių savikainos ir kainos paskaičiavimui, komercinių pasiūlymų paruošimui ir išsiuntimui. Vadybininko darbo efektyvumas naudojantis programa padidėja kelis kartus, todėl vadybininkų reikia mažiau arba tie patys gali atlikti žymiai daugiau pardavimų.
2. Programa padeda vadybininkui pasirinkti galimus gaminio komplektavimo variantus, įvesti gaminio ar paslaugos parametrus, kurių pageidauja klientai ir nuo jų paskaičiuoti gaminio kainą, todėl sumažėja klaidos tikimybė, kad vadybininkas parinks ne tą komplektaciją ar medžiagas, neteisingai parinks gamybos operacijas ir neteisingai paskaičiuos gaminio ar paslaugos kainą.
3.Priimant užsakymus iš užsienio eksportui, vadybininkui nebūtina žinoti kalbą, kad paruošti tos šalies kalba pasiūlymą- vadybininkas pasiūlymą gali ruošti lietuviškai, o programa automatiškai išvers pasiūlymą į kliento šalies kalbą.
4.Visi komerciniai pasiūlymai, sąskaitos išankstiniam apmokėjimui, sutartys kaupiamos vienoje duomenų bazėje, todėl jas lengviau galima surasti net ir išėjus vadybininkui iš darbo bei sužinoti visą informaciją apie visus kontaktus su klientais
5. Geriau aptarnaujami klientai- pasiūlymai paruošiami greičiau, jie standartizuoti ir suprantamesni, išsamesni, iliustruoti siunčiami jo kalba (kai klientas iš užsienio)
6.Tiekimui, sandėliui, gamybai, darbams nebereikia iš naujo registruoti užsakymų-jie performuojami iš komercinių pasiūlymų, todėl praktiškai nebelieka klaidų dėl duomenų suvedimo.
7.Komercijos vadovams programa leidžia lengvai kontroliuoti pardavimo vadybininkų darbą, net jei jie dirba ne vienoje vietoje-matyti kokius ir kaip jie yra paruošę pasiūlymus, sekti vykdymo terminus, kas dieną gauti pardavimų statistiką. Savo ruožtu, vadybininkams nebereikia ruošti pardavimų ataskaitų, todėl taupomas jų laikas
Komplektuojamų gaminių medžiagų valdymo gamyboje modulis
Gaminių, kurie gaminami iš medžiagų arba kitų pusgaminių, valdymo modulis. AIVA programoje tokie gaminiai vadinami “Komplektuojamais gaminiais”. Naudojami komplektacijos iš sandėlio surinkimui ir perdavimui į gamybą tiek standartiniams tiek nestandartiniams gaminiams. Vykdo surinktų medžiagų ir pusgainių nurašymą ir pagamintos produkcijos pajamavimą.
Modulis automatizuoja galutinių gaminių gamybai reikalingų medžiagų ir pusgaminių surinkimo iš sandėlio, perdavimoį gamybą, nurašymo ir pagamintų gaminių pajamavimo bei savikainos paskaičiavimo funkcijas.
Darbuotojui tereikia, atėjus suplanuotam gamybos laikui, pasirinkti iš. gamybos plano užsakymą. Programa parodys kokių medžiagų reikia užsakymo gamybai ir ar jos yra sandėlyje bei vietą. Darbuotojui beliks tik fiziškai surinkti užsakymui reikalingas medžiagas bei patvirtinti medžiagų perdavimą į gamybą.
Visa medžiagų gamyboje apskaita atliekama be jokių papildomų darbo sąnaudų, klaidų ir realiu laiku.
Programa pasižymi didelėmis galimybėmis, kurios padeda efektyviai valdyti medžiagas gamyboje.
Medžiagų surinkimas ir perkėlimas
Pasirinkus gamybos užsakymą, atsidariusioje formoje programa parodo kokių medžiagų ir kiek reikia užsakymo gamybai ir ar jos yra sandėlyje.
Jei reikalingos užsakymams medžiagos yra sandėlyje, programa automatiškai jas surenka į perkėlimo į gamybą paskyrą.
Tais atvejais, kai galima apsirikti fiziškai pasirenkant sandėlyje žaliavas , tada jų pasirinkimas gali būti atliekamas ne automatiškai, o skenuojant žaliavų barkodus. Programa patikrina nuskenuotos žaliavos barkodą, ar tai ta pati žaliava, kuri reikalinga užsakymo vykdymui, ją įtraukia į paskyrą, parodydama reikalinga paimti jos kiekį.
Surinktas medžiagas galima perkelti į kitą sandėlį kartu atspausdinat perkėlimo paskyrą-važtaraštį
Jei gamyba vykdoma iš to pačio sandėlio tada atspausdinama paskyra, kurioje parodomos surinktos medžiagos ir jų kiekiai. Kad darbuotojas galėtų atskirti kuriems užsakymams jis surinko medžiagas programa suformuoja paskyros numerį ir parodo jį užsakymų sąraše prie užsakymo.
Medžiagų keitimas ir papildymas
Kartais, kai trūksta kurios nors vienos medžiagos esant skubiam užsakymui reikalinga ją pakeisti kita. Programa leidžia pasirinkti iš medžiagų katalogo ir pakeisti vieną medžiagą kita. Jei pasirenkama keitimui tik dalis kitos medžiagos, negu buvo numatyta užsakyme, tada sumažinamas pagrindinės medžiagos kiekis ir įterpiama nauja medžiaga su sumažinto kiekio skirtumu.
Jei kurios nors medžiagos ar detalių pritrūko užsakymo įvykdymui, tiesiai iš komplektavimo formos galima suformuoti užsakymus tiekimui, iš kurių po to tiesiogiai formuojami ir siunčiami užsakymai tiekėjams
Medžiagų nurašymas ir pagamintos produkcijos savikainos apskaičiavimas
Medžiagų nurašymą galima atlikti iš karto- surinkus medžiagas gamybai, arba patvirtinus kad užsakytas gaminys pagamintas, arba po pirmos gamybinės operacijos atlikimo patvirtinimo.
Užsakymo įvykdymo patvirtinimas IVA gamybos valdymo sistemoje realizuotas keliais variantais:
1) Pasirinkus iš pusgaminių ar galutinių gaminių užsakymą ir komanda patvirtinus jo atlikimą
2) Skenuojant paskutinės operacijos pabaigos barkodą, jei operacijų registracija vyksta skenuojant paskyrą (žr. Operacijų valdymo aprašymą). Kaip variantas gali būti pasirenkamas medžiagų nurašymas ir ruošinių pajamavimas po kiekvienos operacijos
3) Per operacijų registravimo modulį Works, kai patvirtinamas paskutinės operacijos atlikimas. Kaip variantas gali būti pasirenkamas medžiagų nurašymas ir ruošinių pajamavimas po kiekvienos operacijos
4) Kai pagaminta produkcija supakuojama ir darbininkas duoda komandą spausdinti pakuotės lipduką per Order posting modulį
5) Kai gaunamas pagamintos produkcijos svoris iš elektroninių svarstyklių.
Medžiagų nurašymas aukščiau aprašytas atvejais gali vykti automatiškai,- nerodant darbininkui, kuris patvirtino savo operacijos atlikimą nurašymo dokumento. Jei reikalinga pakoreguoti nurašomą medžiagų kiekį, tada per medžiagų surinkimo ir nurašymo formą meistras gali atsidaryti iš gamybos plano ir nurašyti daugiau ar mažiau medžiagų.
Pagamintų gaminių paskaičiuota užsakymo metu bei faktinė savikaina ir pelnas parodomi užsakymų ataskaitoje
Visa informacija apie nurašytas medžiagas ir užpajamuotus gaminius dar parodoma ir sandėlio ataskaitose.:
? Sandėlių medžiagų likučių ataskaita
? Panaudotų (nurašytų) gaminiui ir jo detalėms medžiagų savikainų ir kiekių ataskaita
? Medžiagų perdavimo į gamybą dokumentų ataskaita
Automatizacijos nauda
- Užsakymų perdavimas į gamybą, gaminių iškomplektavimas į sudėtines dalis, trūkstamų dalių užsakymų suformavimas, komplektuojančių dalių nurašymas, sukomplektuotų gaminių pajamavimas vykdomas automatiškai programos pagalba, todėl nereikalingi apskaitos darbuotojai, padidėja darbo našumas, mažesnės išlaidos darbo užmokesčiui;
- Kadangi visos valdymo operacijos vykdomos automatiškai, be naujų duomenų įvedimo, todėl užsakymai vykdomi greičiau ir be klaidų kurios atsiranda perrašant informaciją rankiniu būdu; Naudą, kurią gausite automatizavę medžiagų ir pagamintos produkcijos apskaitą gamyboje
? 95% sumažinsite laiko sąnaudos medžiagų ir pagamintos produkcijos apskaitai, nes nebereikės rankiniu būdu fiksuoti kokios medžiagos panaudotos ir kokie produktai pagaminti, o po to šiuos duomenys suvesti į buhalterinę programą
? Galėsite atsekti kokios medžiagos ir kurio tiekėjo iš kurio gavimo buvo panaudotos konkrečių užsakytų produktų gamybai, kas padės gerinti produkcijos kokybę
? Sumažinsite įrengimų prastovas laiku perduodant į darbo centrus medžiagas gamybai, nes programa parodys kada yra suplanuota pradėti užsakymo vykdymą
? Mažiau laiko sugaišite medžiagų fiziniam surinkimui iš sandėlio ir perdavimui į gamybą, nes programa parodys kur sandėlyje randasi reikalingos užsakymo vykdymui medžiagos
? Realiame laike matysite medžiagų ir pagamintos produkcijos likučius sandėliuose.
? Greičiau įvykdysite klientų užsakomus, kadangi programa automatiškai parinks visas reikalingas medžiagas užsakymo vykdymui.
Privalumai palyginus su kitomis sistemomis
? Visos medžiagų valdymo operacijos atliekamos automatiškai, be jokio rankinio darbo
? Medžiagų surinkimo valdymo sistema suintegruota su gamybos planavimo sistema, kuri parodo kada reikalinga pateikti į gamybos vietas medžiagas kiekvieno užsakymo gamybai
? Medžiagų nurašymo ir produkcijos pajamavimo funkcijos suintegruotos su gamybos operacijų valdymo sistema, todėl šis veiksmas atliekamas kai darbininkas patvirtina, jog atliko savo gamybos operaciją
? Platus brūkšninių technologijų panaudojimas- medžiagų surinkimui, perkėlimui, nurašymui, pagamintos produkcijos pajamavimui bei perkėlimui
Komplektuojamų pugaminių medžiagų valdymo gamyboje modulis
Standartinių pusgaminių, kurie komplektuojami iš medžiagų arba kitų pusgaminių, valdymo modulis. Pusgaminiai komplektacijoje taip pat gali būti komplektuojami standartiniai arba nekomplektuojami nestandartiniai pusgaminiai. Automatikškai surenka iš sandėlio reikalingą komplektaciją ir vykdo surinktų medžiagų ir pusgainių nurašymą ir pagamintų pusgaminių pajamavimą.
Modulis automatizuoja pusgaminių gamybai reikalingų medžiagų surinkimo iš sandėlio, perdavimo į gamybą, nurašymo ir pagamintų pusgaminių pajamavimo bei savikainos paskaičiavimo funkcijas.
Darbuotojui tereikia, atėjus suplanuotam pusgaminių užsakymo gamybos laikui, pasirinkti iš. komplektuojamų pusgaminių gamybos plano užsakymą.
Programa parodys kokių medžiagų reikia ir ar jos yra sandėlyje ir jų vietą. Darbuotojui beliks tik fiziškai surinkti užsakymui reikalingas medžiagas bei patvirtinti medžiagų perdavimą į gamybą.
Visa medžiagų gamyboje apskaita atliekama be jokių papildomų darbo sąnaudų, klaidų ir realiu laiku.
Programa pasižymi didelėmis galimybėmis, kurios padeda efektyviai valdyti medžiagas gamyboje.
Medžiagų surinkimas ir perkėlimas
Pasirinkus gamybos užsakymą, atsidariusioje formoje programa parodo kokių medžiagų ir kiek reikia užsakymo gamybai ir ar jos yra sandėlyje.
Jei reikalingos užsakymams medžiagos yra sandėlyje, programa automatiškai jas surenka į perkėlimo į gamybą paskyrą.
Tais atvejais, kai galima apsirikti fiziškai pasirenkant sandėlyje žaliavas , tada jų pasirinkimas gali būti atliekamas ne automatiškai, o skenuojant žaliavų barkodus. Programa patikrina nuskenuotos žaliavos barkodą, ar tai ta pati žaliava, kuri reikalinga užsakymo vykdymui, ją įtraukia į paskyrą, parodydama reikalinga paimti jos kiekį.
Surinktas medžiagas galima perkelti į kitą sandėlį kartu atspausdinat perkėlimo paskyrą-važtaraštį
Jei gamyba vykdoma iš to pačio sandėlio tada atspausdinama paskyra, kurioje parodomos surinktos medžiagos ir jų kiekiai. Kad darbuotojas galėtų atskirti kuriems užsakymams jis surinko medžiagas programa suformuoja paskyros numerį ir parodo jį užsakymų sąraše prie užsakymo.
Medžiagų keitimas ir papildymas
Kartais, kai trūksta kurios nors vienos medžiagos esant skubiam užsakymui reikalinga ją pakeisti kita. Programa leidžia pasirinkti iš medžiagų katalogo ir pakeisti vieną medžiagą kita. Jei pasirenkama keitimui tik dalis kitos medžiagos, negu buvo numatyta užsakyme, tada sumažinamas pagrindinės medžiagos kiekis ir įterpiama nauja medžiaga su sumažinto kiekio skirtumu.
Jei kurios nors medžiagos ar detalių pritrūko užsakymo įvykdymui, tiesiai iš komplektavimo formos galima suformuoti užsakymus tiekimui, iš kurių po to tiesiogiai formuojami ir siunčiami užsakymai tiekėjams
Medžiagų nurašymas ir pagamintos produkcijos savikainos apskaičiavimas
Medžiagų nurašymą galima atlikti iš karto- surinkus medžiagas gamybai, arba patvirtinus kad užsakytas gaminys pagamintas, arba po pirmos gamybinės operacijos atlikimo patvirtinimo.
Užsakymo įvykdymo patvirtinimas IVA gamybos valdymo sistemoje realizuotas keliais variantais:
1) Pasirinkus iš pusgaminių ar galutinių gaminių užsakymą ir komanda patvirtinus jo atlikimą
2) Skenuojant paskutinės operacijos pabaigos barkodą, jei operacijų registracija vyksta skenuojant paskyrą (žr. Operacijų valdymo aprašymą). Kaip variantas gali būti pasirenkamas medžiagų nurašymas ir ruošinių pajamavimas po kiekvienos operacijos
3) Per operacijų registravimo modulį Works, kai patvirtinamas paskutinės operacijos atlikimas. Kaip variantas gali būti pasirenkamas medžiagų nurašymas ir ruošinių pajamavimas po kiekvienos operacijos
4) Kai pagaminta produkcija supakuojama ir darbininkas duoda komandą spausdinti pakuotės lipduką per Order posting modulį
5) Kai gaunamas pagamintos produkcijos svoris iš elektroninių svarstyklių.
Medžiagų nurašymas aukščiau aprašytas atvejais gali vykti automatiškai,- nerodant darbininkui, kuris patvirtino savo operacijos atlikimą nurašymo dokumento. Jei reikalinga pakoreguoti nurašomą medžiagų kiekį, tada per medžiagų surinkimo ir nurašymo formą meistras gali atsidaryti iš gamybos plano ir nurašyti daugiau ar mažiau medžiagų.
Pagamintų gaminių paskaičiuota užsakymo metu bei faktinė savikaina ir pelnas parodomi užsakymų ataskaitoje
Visa informacija apie nurašytas medžiagas ir užpajamuotus gaminius dar parodoma ir sandėlio ataskaitose.:
? Sandėlių medžiagų likučių ataskaita
? Panaudotų (nurašytų) gaminiui ir jo detalėms medžiagų savikainų ir kiekių ataskaita
? Medžiagų perdavimo į gamybą dokumentų ataskaita
Automatizacijos nauda
- Užsakymų perdavimas į gamybą, gaminių iškomplektavimas į sudėtines dalis, trūkstamų dalių užsakymų suformavimas, komplektuojančių dalių nurašymas, sukomplektuotų gaminių pajamavimas vykdomas automatiškai programos pagalba, todėl nereikalingi apskaitos darbuotojai, padidėja darbo našumas, mažesnės išlaidos darbo užmokesčiui;
- Kadangi visos valdymo operacijos vykdomos automatiškai, be naujų duomenų įvedimo, todėl užsakymai vykdomi greičiau ir be klaidų kurios atsiranda perrašant informaciją rankiniu būdu; Naudą, kurią gausite automatizavę medžiagų ir pagamintos produkcijos apskaitą gamyboje
? 95% sumažinsite laiko sąnaudos medžiagų ir pagamintos produkcijos apskaitai, nes nebereikės rankiniu būdu fiksuoti kokios medžiagos panaudotos ir kokie produktai pagaminti, o po to šiuos duomenys suvesti į buhalterinę programą
? Galėsite atsekti kokios medžiagos ir kurio tiekėjo iš kurio gavimo buvo panaudotos konkrečių užsakytų produktų gamybai, kas padės gerinti produkcijos kokybę
? Sumažinsite įrengimų prastovas laiku perduodant į darbo centrus medžiagas gamybai, nes programa parodys kada yra suplanuota pradėti užsakymo vykdymą
? Mažiau laiko sugaišite medžiagų fiziniam surinkimui iš sandėlio ir perdavimui į gamybą, nes programa parodys kur sandėlyje randasi reikalingos užsakymo vykdymui medžiagos
? Realiame laike matysite medžiagų ir pagamintos produkcijos likučius sandėliuose.
? Greičiau įvykdysite klientų užsakomus, kadangi programa automatiškai parinks visas reikalingas medžiagas užsakymo vykdymui.
Privalumai palyginus su kitomis sistemomis
? Visos medžiagų valdymo operacijos atliekamos automatiškai, be jokio rankinio darbo
? Medžiagų surinkimo valdymo sistema suintegruota su gamybos planavimo sistema, kuri parodo kada reikalinga pateikti į gamybos vietas medžiagas kiekvieno užsakymo gamybai
? Medžiagų nurašymo ir produkcijos pajamavimo funkcijos suintegruotos su gamybos operacijų valdymo sistema, todėl šis veiksmas atliekamas kai darbininkas patvirtina, jog atliko savo gamybos operaciją
? Platus brūkšninių technologijų panaudojimas- medžiagų surinkimui, perkėlimui, nurašymui, pagamintos produkcijos pajamavimui bei perkėlimui
Matuojamų nestandartinių gaminių ir pusgaminių medžiagų valdymo gamyboje modulis
Modulis automatizuoja matuojamų gaminių medžiagų surinkimo iš sandėlio, jų perdavimo į gamybą, nurašymo ir pagamintų gaminių pajamavimo bei faktinės savikainos apskaičiavimo funkcijas.
Darbuotojui tereikia, atėjus suplanuotam gamybos laikui, pasirinkti iš.matuojamų pusgaminių gaamybos plano užsakymą. Programa parodys kokių medžiagų reikia ir ar jos yra sandėlyje bei kur jos sandėlyje padėtos. Darbuotojui beliks tik fiziškai surinkti užsakymui reikalingas medžiagas bei atvirtinti medžiagų perdavimą į gamybą.
Visa medžiagų gamyboje apskaita atliekama be jokių papildomų rankinio darbo sąnaudų, klaidų ir realiu laiku.
Programa pasižymi didelėmis galimybėmis, kurios padeda efektyviai valdyti medžiagas gamyboje.
Medžiagų surinkimas ir perkėlimas
Pasirinkus gamybos užsakymą, atsidariusioje formoje programa parodo kokių medžiagų ir kiek reikia užsakymo gamybai ir ar jos yra sandėlyje.
Jei reikalingos užsakymams medžiagos yra sandėlyje, programa automatiškai jas surenka į perkėlimo į gamybą paskyrą.
Tais atvejais, kai galima apsirikti fiziškai pasirenkant sandėlyje žaliavas , tada jų pasirinkimas gali būti atliekamas ne automatiškai, o skenuojant žaliavų barkodus. Programa patikrina nuskenuotos žaliavos barkodą, ar tai ta pati žaliava, kuri reikalinga užsakymo vykdymui, ją įtraukia į paskyrą, parodydama reikalinga paimti jos kiekį.
Surinktas medžiagas galima perkelti į kitą sandėlį kartu atspausdinat perkėlimo paskyrą-važtaraštį
Jei gamyba vykdoma iš to pačio sandėlio tada atspausdinama paskyra, kurioje parodomos surinktos medžiagos ir jų kiekiai. Kad darbuotojas galėtų atskirti kuriems užsakymams jis surinko medžiagas programa suformuoja paskyros numerį ir parodo jį užsakymų sąraše prie užsakymo.
Medžiagų keitimas ir papildymas
Kartais, kai trūksta kurios nors vienos medžiagos esant skubiam užsakymui reikalinga ją pakeisti kita. Programa leidžia pasirinkti iš medžiagų katalogo ir pakeisti vieną medžiagą kita. Jei pasirenkama keitimui tik dalis kitos medžiagos, negu buvo numatyta užsakyme, tada sumažinamas pagrindinės medžiagos kiekis ir įterpiama nauja medžiaga su sumažinto kiekio skirtumu.
Jei kurios nors medžiagos pritrūko užsakymo įvykdymui, tiesiai iš medžiagų surinkimo formos galima suformuoti užsakymus tiekimui, iš kurių po to tiesiogiai formuojami ir siunčiami užsakymai tiekėjams
Medžiagų nurašymas ir pagamintos produkcijos savikainos apskaičiavimas
Medžiagų nurašymą galima atlikti iš karto- surinkus medžiagas gamybai, arba patvirtinus kad užsakytas gaminys pagamintas, arba po pirmos gamybinės operacijos atlikimo patvirtinimo.
Užsakymo įvykdymo patvirtinimas AIVA gamybos valdymo sistemoje realizuotas keliais variantais:
1) Pasirinkus iš pusgaminių užsakymą ir komanda patvirtinus jo atlikimą
2) Skenuojant paskutinės operacijos pabaigos barkodą, jei operacijų registracija vyksta skenuojant paskyrą (žr. Operacijų valdymo aprašymą). Kaip variantas gali būti pasirenkamas medžiagų nurašymas ir ruošinių pajamavimas po kiekvienos operacijos
3) Per operacijų registravimo modulį Production, kai patvirtinamas paskutinės operacijos atlikimas.
4) Per Order posting modulį kaii pagaminta produkcija supakuojama ir darbininkas duoda komandą spausdinti pakuotės lipduką
5) Kai gaunamas pagamintos produkcijos svoris iš elektroninių svarstyklių.
Medžiagų nurašymas 2-4 atvejais gali vykti automatiškai,- nerodant darbininkui, kuris patvirtino savo operacijos atlikimą nurašymo dokumento. Jei reikalinga pakoreguoti nurašomą medžiagų kiekį, tada per medžiagų surinkimo ir nurašymo formą meistras gali atsidaryti iš gamybos plano ir nurašyti daugiau ar mažiau medžiagų.
Pagamintų gaminių paskaičiuota užsakymo metu bei faktinė savikaina ir pelnas parodomi užsakymų ataskaitoje
Visa informacija apie nurašytas medžiagas ir užpajamuotus gaminius dar parodoma ir sandėlio ataskaitose:
– Sandėlių medžiagų likučių ataskaita
– Panaudotų (nurašytų) gaminiui ir jo detalėms medžiagų savikainų ir kiekių ataskaita
– Medžiagų perdavimo į gamybą dokumentų ataskaita.
Medžiagų tiekimo valdymo gamybai modulis
AIVA programa automatizuoja tiekimo valdymo procesą: iš klientų užsakymų gamybai ir sandėlio normų apskaičiuoja medžiagų poreikį, suformuoja ir išsiunčia tiekėjams kainų paklausimus, bei užregistruoja tiekėjų įvestas kainas, suformuoja užsakymus tiekėjams ir išsiunčia juos el. paštu, bei užpajamuoja gautas medžiagas.
Šio automatizuojamo proceso schema pavaizduota žemiau paveikslėlyje.
Medžiagų poreikio užsakymui iš tiekėjų apskaičiavimas
Programa paskaičiuoja kiek reikia medžiagų klientų užsakymams įvykdyti ir sandėlių atsargų papildymui pagal normas, patikrina likučius sandėlyje bei medžiagas, kurios užsakytos bet dar neatvyko ir paskaičiuoja kokių ir kiek medžiagų reikia užsakyti.
Vadybininkui priėmus sprendimą užsakyti medžiagas, programa suformuoja užsakymą tiekimui. Pagal šį užsakymą toliau vadybininkas gali vykdyti arba tiekėjų kainų apklausą arba (ir) užsakyti medžiagas iš tiekėjų.
Tiekėjų kainų apklausa
Vadybininkas iš suformuoto medžiagų užsakymo gali apklausti potencialius tiekėjus. Programa suformuoja ir išsiunčia medžiagų kainų paklausimus pasirinktiems tiekėjams.
Tiekėjai gavę laiškus užpildo Internetinę formą. Programa tiekėjų kainas įrašo į duomenų bazę, o tiekėjams, kurių pasiūlytos kainos didesnės nei kitų, automatiškai siunčia laiškus pranešdama kad tiekėjo kaina aukštesnė kaip kitų ir jis gali dar pataisyti savo kainos pasiūlymą.
Užsakymų tiekėjams formavimas
Programa parodo iš kokių tiekėjų ir po kiek (jei jau buvo kainų apklausa) galima gauti suformuoto užsakymo tiekimui medžiagas.
Vadybininkas gali nurodyti kuriems tiekėjams programa turi siųsti užsakymus- ar tiems kurie siūlo mažiausią kainą, ar prioritetiniams tiekėjams. Parvirtinus pasirinkimą, programa automatiškai suformuoja ir išsiunčia el. laiškus su užsakymais pasirinktiems tiekėjams.
Išsiųsti užsakymai automatiškai registruojami, po to gali būti peržiūrimi bei redaguojami.
Užsakytų medžiagų pajamavimas
Paprastai daugumoje sandėlio apskaitos programų gautų iš tiekėjų prekių pajamavimas vykdomas pagal gauta PVM sąskaitą- faktūrą pasirenkant prekes iš katalogo ir įvedant gautų prekių kiekius ir kainas. Toks metodas blogas tuo, kad sugaištama daug laiko prekių pajamavimui, gali atsirasti klaidos pasirenkant prekes ir įvedant kiekius ir kainas.
AIVA 9001 programoje pagrindinis gautų prekių pajamavimo režimas yra pajamavimas pagal per programą padarytus užsakymus tiekėjams. Kadangi siųstame užsakyme jau yra beveik visi reikalingi pajamavimui, todėl darbo pajamavimui sumažėja kelis kartus. Be to, beveik nebelieka rankinio duomenų įvedimo klaidų, kadangi informacijos įvedama tik minimaliai-dokumento Nr. ir data, kartais gali prireikti patikslinti kiekius ir kainas.
Pajamavimo modulio funkcijos:
- Pajamuoti galima pasirinkta valiuta.
- Pajamuojant prekes galima automatiškai atnaujinti AIVA prekių katalogo-kainininko kainas.
- Pajamuojant prekes galima prekių pajamavimo dokumentui priskirti transporto dokumentą
- Užpajamuotoms prekėms ir gaminiams galima atsispausdinti lipdukus su brūkšniniais kodais. Brūkšniai kodai gali būti įvesti iš anksto kataloge arba suformuoti pajamavimo metu. Pagal programos suformuotą brūkšninį kodą programa galės atsekti kada buvo parduota prekė, kada ji buvo užpajamuota ir iš ko. Tai ypač naudinga garantinio prekių remonto valdymui.
- Kita naudinga, ypač gamybininkams, funkcija yra galimybė užpajamuoti prekes keliais matavimo vienetais, pav., kg. , vnt., kvadratiniais metrais ir pan. Pajamavimo metu įvedant gautų prekių kiekį vienais matavimo vienetais programa perskaičiuoja kiekį kitais matavimo vienetais. Sandėlio ataskaitoje galima matytis tokias prekes visais matavimo vienetais, kurias buvo jos užpajamuotos.
Užpajamavus prekes iš pajamavimo duomenų programa suformuoja pajamavimo dokumentų sąrašą.
Pajamavimo dokumentų sąrašas turi nemažai galimybių,- galima peržiūrėti pajamavimo dokumentus, galima anuliuoti pasirinktą dokumentą. Anuliuotus pajamavimo dokumentus programa parodo anuliuotų pajamavimo dokumentų sąraše.
Užpajamavus gautas medžiagas AIVA programa suformuoja pajamavimo dokumento įrašą į rašo į įmonės buhalterinės apskaitos sistemą.
AIVA sandėlio valdymo modulis
AIVA sandėlio valdymo modulis automatizuoja pagamintos produkcijos išvežimo valdymo bei
- Prekių grąžinimo iš pirkėjų valdymo , tame tarpe kreditinių sąskaitų formavimo
- Pagamintos produkcijos perkėlimo tarp sandėlių, bei sugadintos produkcijos nurašymo
- PVM sąskaitų faktūrų ir važtaraščių perdavimo į i.VAZ ir i.MAS sistemas
AIVA sandėlio modulio pagalba suformuosite reikalingas darbui ir atsiskaitymui su valstybinėmis institucijomis ataskaitas
- Išvežamos su produkciją pakuočių ataskaitą
- Intrastat ataskaita
- Produkcijos likučių sandėliuose ataskaitą
- Produkcijos išvežimo ataskaitą
- Produkcijos judėjimo atskaitą
Produkcijos išvežimo valdymas
Užsakymų išdavimo planą programa sudaro automatiškai iš klientų užsakymų, kur užregistruojami užsakymų išvežimo terminai.
Kai pagaminus gaminį sistemą automatikai užpajamuoja gaminius, tai atsispindi ir užsakymų išdavimo plane.
Atėjus užsakymo vykdymo terminui, sandėlininkui tereikia pasirinkti iš klientų užsakymų sąrašo reikalinga užsakymą.
Tada programa parodo kokius gaminius reikia išvežti ir ar jie sandėlyje. Sandėlininkui tereikia tik nueiti ir fiziškai surinkti gaminius išvežimui.
Sandėlininkui patvirtinus surinkimą programa suformuoja ir atspausdina reikiamus dokumentus:
- PVM sąskaitą- faktūrą,
- Važtaraštį ar “Packing list’a“
- Išvežimo transportavimo dokumentą –CMR‘ą
PVM sąskaitos –faktūros formavimo funkcija turi eilę naudingų galimybių.
Per nustatymus galima pasirinkti ar sąskaita vidaus ar eksportui. Eksportinėms faktūroms programa kainas ir prekes spausdina dviem kalbomis ir dviem valiutomis, automatiškai perskaičiuodama vieną valiutą į kitą.
Programa gali suskaičiuoti prekių ir joms naudojamų pakuočių svorius ir įrašyti juos į sąskaitą ar važtaraštį.
Suformuota PVM sąskaitą-faktūrą galima atspausdinti, bei siųsti tiesiogiai iš programos elektroniniu paštu, išsaugoti ir parodyti prisiregistravusiam klientui interneto svetainėje.
Atspausdinus PVM sąskaitą- faktūrą ar važtaraštį programa gali automatiškai suformuoti ir išsiųsti klientui elektroninį laišką su pranešimu kad prekės išsiųstos.
PVM sąskaita faktūra gali būti išrašyta tiek visam užsakytam gaminių kiekiui, tiek jo daliai. Programa “atsimena” kad jau tam tikrai daliai gaminių buvo išrašyta faktūra ir kitus kartus išrašant faktūras rodo tik koks liko neišduotas likutis ir automatiškai pasirenka tik neišduotus gaminius arba likusį jų kiekį.
Jei gaminiai parduodami ne kaip prekės, o kaip projekto sudėtinė dalis, programa leidžia pasirinkti opciją PVM sąskaita- faktūra projektui, kur vietoje gaminių sąrašo įrašomas projekto pavadinimas, o visos išduodamos prekės nusirašo iš sandėlio.
Užsakytus gaminius galima išduoti ir dalimis išrašant tik važtaraščius (“Packing list’us”). Programa leidžia vėliau pagal išrašytus važtaraščius suformuoti vieną PVM sąskaitą faktūrą.
Taip pat yra galimybė apjungti kelis vieno kliento užsakymus ir jiems išrašyti vieną PVM sąskaitą faktūrą.
Suformavus PVM sąskaitą faktūrą išvežimui yra galimybė skenuoti prekes, kad sutikrinti ar visos prekės pateko į faktūrą.
Jei kartu su sandėlio apskaitos moduliu naudojamas AIVA buhalterijos modulis, programa įrašo PVM sąskaitą-faktūrą kaip dokumentą į AIVA buhalterinio nuodulio bendrąjį žurnalą.
Jei AIVA programa sandėlio apskaitai naudojama su kokia nors kita buhalterinės apskaitos sistema, tada AIVA programa suformuoja išdavimo dokumento įrašą „ svetimai“ buhalterinės apskaitos sistemai.
AIVA sandėlio modulis suformuoja ne tik sąskaitas ir kitus dokumentus (Perkėlimo, grąžinimo) bet dar suformuoja įvairias ataskaitas,- sandėlio likučių. Medžiagų ir pagamintos produkcijos judėjimo, dokumentų perdavimo į i.MAS ir i.VAZ sistemas, Intrastat ataskaitą bei pakučių ataskaitą.
Programos administravimo ir žinynų modulis
AIVA Programos Žinynų modulio pagalba aprašomi įmonės pagrindiniai duomenys, reikalingi programos darbui.
Įmonė ir jos Padaliniių katalogas
Kataloge įvedami reikalingi duomenys apie savo įmonę- įmonės rekvizitai ir banko sąskaitos, bei įrašomi kodai , Kurie naudojami PVM sąskaitų faktūrų numeracijai
Taip pat įvedami įmonės padalinių pavadinimai ir priskiriami įmonei arba kitam padaliniui . Tokiu būdu galima aprašyti hierarchinę įmonės struktūrą. Kiekvienam padaliniui priskiriami jai priklausantis darbuotojai ir kasos aparatai (jei įmonė naudoja kasos aparatus ir POS)
Darbuotojo kortelė
Į darbuotojų žinyną įvedami visi programos vartotojai. Darbuotojo kortelėje suvedami visi pagrindiniai darbuotojų duomenys, ,prisijungimo prie programos vardai ir slaptažodžiai.
Darbuotojo kortelėje gali būti apribojamos teisės matyti tik savo užsakymus, ar tik savo padalinio užsakymus, ar tik savo įmonės ar visus užsakymus. Taip pat, galima apriboti kokius sandėlius matyti ir ar leisti atlikti veiksmus su kiekvienu sandėliu (perkelti prekes ir pan.).
Darbuotojo kortelėje kaip jo charakteristikos įvedami procentai nuo pardavimo pelno, pagal kuriuos programa toliau skaičiuoja premijas (darbo užmokestį).
Iš darbuotojo kortelės yra galimybė sugeneruoti ir atspausdinti darbuotojo kortelę su brūkšniniu kodu, kuri naudojama gamyboje darbininkui pačiam nuskenuoti save, kad jis atlikto jam paskirtą gamybos užsakymą.
Darbuotojai priskiriami padaliniams, kuriuose jie dirba. Pagal tai kokiam padaliniui priskirtas darbuotojas, programa parinks darbuotojo kuriamiems dokumentams padalinio adresą ir kitus rekvizitus, bus galimybė apriboti darbuotojo teises darbui su informacija savo padalinio ribose.
Darbuotojų teisių sistema
Darbuotojų darbo su programa teisių sistema susideda:
- Darbuotojų slaptažodžių priskyrimas, kuriais prisijungia prie programos ir programos naudojimosi teises.
- Darbuotojų teisių nustatymas su kuriais meniu punktais gali dirbti darbuotojas
- Darbuotojų teisių nustatymas su kuria informacija gali dirbti darbuotojas.
Tiekėjų ir subrangovų įvedimas į duomenų bazę
Programa AIVA 9001 leidžia sudaryti Tiekėjų duomenų bazę, kuri naudojama:
- prekių kataloge- kiekvienai prekei galima priskirti iš kokių tiekėjų ji gali būti gaunama ,išsiunčiant užsakymus Tiekėjams
- apmokėjimų įvedimui už užsakytas prekes
Į Tiekėjų duomenų bazę įvedami pagrindiniai Tiekėjo įmonės duomenys, kontaktinių asmenų duomenys bei laiško forma, kuris siunčiamas užsakant iš to Tiekėjo prekes. Tiekėjo kortelėje be pagrindinės informacijos apie tiekėją saugomi laiško šablonas tiekėjui, bei programa parodo ataskaitą, kokie užsakymai buvo daryti tiekėjui.
Charakteristikų įvedimo sistema
Programoje yra galimybė įvesti klientams, tiekėjams, užsakymams, gamintojams, darbuotojams papildomas charakteristikas ir jas susieti su katalogo charakteristikomis bei jų reikšmes toliau panaudoti sutarčių ir ataskaitų sudarymui.
Tokiu būdu programos vartotojas pats, be programuotojo pagalbos gali susikurti papildomas programos galimybes.
Charakteristikų pavadinimai ir jų susiejimai įvedami per menių punktą Žinynai/Charakteristikų žodynai
Charakteristikos gali būti sukurtos Įmonei, jos Padaliniams, Darbuotojams, Klientams, Užsakymams, Sandėliams, Gamintojams, Neatitiktims, Sandėlio dokumentams.
Sandėlių žinynas
Galima sukurti kieki bnoriuma sandėlių, priskirti juos padaliniams, pažymėti kokios tipo sandėlis-didmeninis, mažmmeninis, gamybos ir t.t.
Valiutų žinynas
Galima sukurti programoje reikalingų valiutų žinyną ir įvesti arba automatiškai Internetu atnaujinti valiutų kursus.
Nestandartinių matuojamų gaminių katalogo sukūrimo modulis
Tam kad automatizuoti gaminių ir medžiagų užsakymo bei gamybos planavimo funkcijas reikalinga sukurti gamybos įrengimų, gamybos operacijų, medžiagų ir gaminių normatyvinę duomenų bazę.
Ši bazė AIVA programoje apsirašo katalogo forma, kuriame atskirose katalogo šakose, kurios vadinamos „grupėmis“ apsirašo įrengimai, operacijos, medžiagos ir gaminiai. Kiekviena grupė gali turėti savo pogrupius ir t.t.
Grupėse ir pogrupiuose susiveda tai grupei priklausantys objektai su savo aprašymais ir charakteristikų reikšmėmis.
Vartotojas kiekvienai katalogo grupei gail pats susikurti reikalingas objektų aprašymui charakteristikas
Medžiagų katalogas
Medžiagų kataloge suklasifikuojamos visos reikalingos gamybai medžiagos ir jų pirkimo kainos. Kiekvienoje medžiagų grupėje įvedamos vienodai technologiškai apdirbamos medžiagos. Medžiagoms priskiriami galimi jų tiekėjai ir tiekėjų kainos. Jei tos pačios medžiagos gali turėti skirtingus matavimo vienetus, įvedamos jų perskaičiavimo formulės.
Darbo centrų, staklių darbo vietų katalogas.
Šiame kataloge suvedamos naudojamos gamyboje staklės, darbo centrai, darbo vietos. Pastaba. Įrengimų darbo laikas įvedamas Ganto grafiko modulyje.
Jei bus diegiama įrengimų aptarnavimo sistema gali būti reikalinga įvesti įrengimams kaip charakteristikas kas aptarnauja įrengimą, priskirti cechą kuriam įrengimas priklauso.
Gamybinių operacijų katalogas.
Kataloge suvedamos visos naudojamos gamyboje gamybinės operacijos su jų kainomis. Operacijų savikaina naudojama atlyginimų skaičiavimui
Gamybinėms operacijoms kaip jų charakteristikos priskiriamos staklės, darbo centrai, darbo vietos. Jei operacija gali būti alternatyviai atliekama kelios darbo centruose, visi jie priskiriami operacijai.
Gaminių katalogas
Gaminių grupavimas kataloge daromas pagal jų gamybos technologija.
Grupės aprašyme sukuriamos gamino parametrų (pav, ilgis, plotis, aukštis..) charakteristikos, medžiagų pasirinkimo charakteristikos ir operacijų pasirinkimo charakteristikos
Gaminių grupėms numatytas sekančių duomenų įvedimas:
- grupės pavadinimas (yra galimybė įvesti keliomis kalbomis);
- Grupės tipas-turi būti pasirenkamas tipas „Gaminiai“
- Gaminių grupės tekstinis aprašymas ir nuotraukos, reikalingos interneto svetainei.
- Gaminių charakteristikų pavadinimų įvedimas ir priskyrimas kiekvienai grupei ar pogrupiui.. Prie grupei priskirtų charakteristikų pavadinimų gali būti įrašomos
- formulės šių charakteristikų kiekio reikšmių paskaičiavimui (pav. reikalingos gamybai medžiagos kiekis, ar gamybinės operacijos trukmė (kiekis)
- Kodai kitų grupių, iš kurių programa turi paimti medžiagas ir gamybos operacijas.
- Požymiai pagal kuriuos programa turi sudaryti naujos gaminio pavadinimą š charakteristikų reikšmių, kokiu prioritetų rodyti, ar rodyti reikšmes ataskaitų stulepliuose, pagal kokias charakteristikas skaičiuoti gaminio kainą . Užsakymo metu programa tokių charakteristikų reikšmes automatiškai padaugina iš pasirinktos medžiagos ar operacijos kainos ir padaugina iš užsakomo gamino kiekio,
Nestandartinių gaminių užsakymui kataloge kiekvienoje gaminių grupėje įvedamas tik vienas gaminio abstraktus pavadinimas. Užsakant tokį gaminį programa sukurs naują gaminio pavadinimą, pagal Jūsų pasirinktas ir nustatytas gaminio grupės aprašyme taisykles. Gaminiams reikia uždėti požymi „Matuojmas‘ kad programa „žinotų“ jog užsakant reikia skaičiuoti jo charakteristikų reikšmes ir kainą
Kataloge galima aprašyti ir standartinius gaminius. Tokiems gaminiams jau kataloge pasirenkamos medžiagos ir operacijos ir įvedami jų kiekiai, savikaina bei pardavimo kainos.
Nauda
AIVA Gamybos katalogo sukūrimo modulis leidžia įmonei bei programavimo lanksčiai aprašyti bet kokio gaminio gamybos technologija, medžiagų ir operacijų skaičiavimo formules.
Dėka šios technologijos įmonės gali nekurdama kortelių kiekvienai gaminio variacijai priimti užsakymus nestandartiniams gaminiams , paskaičiuojant jų kainą ir perduoti iš karto užsakymą vykdymui be papildomo duomenų įvedimo.
Tai originali nestandartinių gaminių aprašymo technologija neturinti analogų.