Šio varianto sistemos pagalba automatizuosite pagrindinį užsakymo valdymo procesą,- klientų duomenų bazės sudarymo, komercinių pasiūlymų, sąskaitų ir sutarčių ruošimo, gamybos plano sudarymo, pagamintos produkcijos apskaitos, sąskaitų faktūrų išrašymo ir produkcijos sandėlio apskaitos. Automatizuojamo proceso schema parodyta paveikslėlyje.

Automatizavę šį procesą:

?       Daug mažiau laiko gaišite pasiūlymų, sąskaitų ir sutarčių ruošimui bei užsakymų apskaitai

?       Kontroliuosite užsakymo vykdymą realiu laiku, matysite ar užsakymai nevėluoja, kas įvykdyta, o kas ne

?       Galėsite įdiegti vadybininkams apmokėjimo nuo asmeninių pardavimų sistema ir taip labiau suinteresuoti juos darbu

?       Sukaupsite duomenų bazę apie klientus ir pardavimus, galėsite analizuoti kokie gaminiai geriausia perkami, kurie klientai daugiausiai perka.

Darbo su sistema aprašymas

Klientų ir jų paklausimų registracija

Galėsite užregistruoti klientus ir jų paklausimus Jūsų produkcijai. Kliento kortelėje matysite ankstesnius klientų paklausimus, jiems siūlytus gaminius ir gaminių užsakymus.

Nestandartinių gaminių užsakymo kainos apskaičiavimas

Užsakymo metu vadybininkai pasirenka gaminio modelį, įveda kliento pageidaujamas gaminio charakteristikas, pasirenka reikalingas medžiagas ir operacijas. Programa paskaičiuoja reikalingų užsakymui atlikti medžiagų kiekius ir kainas, operacijų trukmes ir darbų kainas, bei gamybos savikainą ir kainą ir sudaro užsakymo sąmatą.

Standartinių gaminių užsakymui tereikia, pasirinkus iš  DB gaminius, įvesti užsakomus kiekius.

Pasiūlymo, sąskaitos ir užsakymo gamybai paruošimas

Iš apskaičiuotos sąmatos programa suformuoja komercinį pasiūlymą klientui, sąskaitą išankstiniam mokėjimui, pardavimo sutartį. Klientui patvirtinus užsakymą, programa jį įrašo į gamybos užsakymų planą.

Gamybos planas

Gamybos planą programa suformuos automatiškai iš klientų užsakymų perduotų gamybai , bei paskaičiuodama kiek reikia pagaminti ir kokių gaminių sandėlio papildymui.

Iš gamybos plano galima Įvesti pagamintą kiekį ir patvirtinti kad užsakymo įvykdytas. Tada programa užpajamuos gaminius į sandėlį. Taip pat galima atspausdinti paskyras su užsakymo duomenimis. Gamybos planas kartu  yra ir ataskaita, kurioje parodyta kiek užsakytų gaminių pagaminta.

Sąskaitų faktūrų, važtaraščių ir CMR spausdinimas ir pagamintos produkcijos nurašymas iš sandėlio

Darbuotojui pasirinkus kliento užsakymą, programa automatiškai surenka užsakytus gaminius iš sandėlio ir juos nurašo bei suformuoja spausdinimui ar siuntimui el. paštu sąskaitą- faktūrą, važtaraštį ar CMR. 

Atlyginimo nuo pardavimų pelno apskaičiavimo ataskaita

Programa apskaičiuoja atlyginimus vadybininkams nuo jų užsakymų apskaičiuoto pelno.  Paskaičiuotus už pasirinktą periodą  darbuotojų atlyginimus galima pamatyti atlyginimų ataskaitoje.

Pardavimų ataskaita

Programa parodo pardavimų ataskaitą pagal produktų grupes ir produktus. Ataskaitoje parodoma pardavimų apimtis tiek pagal produktus tiek pagal produktų grupes, geriausiai ir blogiausiai parduodami gaminiai. Ataskaita galima filtruoti pagal vadybininkus, kurie gavo užsakymus.

Pagamintos produkcijos sandėlio ataskaita

Ataskaitoje parodomi likučiai pagamintų produktų sandėliuose.

Pasiruošimas darbui su sistema

Duomenų bazės (DB) paruošimas darbui.

Standartinių gaminių užsakymų valdymui užtenka importuoti į DB arba suvesti gaminių kainininką

Nestandartinių  gaminių užsakymui AIVA programos kataloge paruošiamas jų užsakymo modelis, kuriame nurodoma kokios medžiagos gali būti panaudojamos, kokios operacijos atliekamos, kokius gaminio parametrus galima bus įvesti užsakymo metu ir medžiagų bei operacijų apskaičiavimo formulės.

 Klientų duomenų bazė

Pradžioje galima importuoti failą gautą iš buhalterinės programos. Darbo metų nauji klientai įvedami registruojant naujus klientų paklausimus ar užsakymus.